Web会議システム・オンライン会議アプリとは｜機能一覧・導入のメリット・実現できること

公開日：2020/04/20 11:36

Web会議システム・オンライン会議アプリとは
Web会議システム・オンライン会議アプリで実現できること
充実した遠隔会議・打ち合わせ
柔軟な働き方をサポート
インサイドセールスの促進
Web会議システム・オンライン会議アプリの導入で得られる効果
情報共有・共同作業の活性化
意思決定スピードの向上
会議の時間とコストを削減
オンライン営業による生産性向上
Web会議システム・オンライン会議アプリの機能一覧
Web会議システム・オンライン会議アプリ選定に向けて動きだそう

遠隔でのコミュニケーションを実現するツールとして注目されるWeb会議システム（オンライン会議アプリ）。テレビ会議システムと混同されがちですが、特徴やメリットが大きく異なっています。Web会議システムを自社に導入すれば、多数のメリットを得ることが可能です。ここでは、Web会議システムの機能や導入メリットを解説します。

Web会議システム・オンライン会議アプリの導入を検討している方は以下の記事も参考にしてください。

Web会議システム・オンライン会議アプリとは

Web会議システムとは

Web会議システムとは、インターネット回線を通じて、遠隔にいる相手とリアルタイムのコミュニケーションや情報共有を行うツールです。テレビ会議システムとの共通点を持ちますが、特徴や機能、利用シーンが異なっています。

テレビ会議システムは専用機器を必要とするシステムであり、ハードウェアや回線を設置する会議室が必要となります。大人数での利用が可能なことから、大規模な会議に用いられることが一般的です。

これに対してWeb会議システムは、インターネット回線に接続した情報端末があれば利用可能。端末に内蔵されているマイクやスピーカー、カメラなどを用い、場所を問わず使える利便性から、小・中規模の会議や打ち合わせのほか、営業、採用面接などにも用いられます。

多機能性もWeb会議システムの特徴です。資料の共有やファイル送信、マルチメディア再生などに対応しており、共同作業ツールとしての側面を持ちます。

Web会議システム・オンライン会議アプリで実現できること

Web会議システムで実現できること

Web会議システムで実現できることは、以下の3つです。

充実した遠隔会議・打ち合わせ

Web会議システムの導入により、情報端末を通じた遠隔会議や打ち合わせを行えます。多彩な情報共有機能により、内容の濃いミーティングを実施可能。遠方の支社や営業所との会議にも役立ちます。

映像・音声によるリアルタイムコミュニケーション
会議中にPDF、Excelなどの資料を共有可能
ホワイトボード機能による手書き説明が可能
Web会議の様子を録画・録音することが可能

柔軟な働き方をサポート

Web会議システムはテレワークに役立つツールです。オフィスと社外（自宅やサテライトオフィスなど）をつなぎ、柔軟な働き方をサポートします。

専用設備なしで利用可能
モバイル端末（PC・スマートフォン・タブレット）から会議や研修に参加可能

インサイドセールスの促進

Web会議システムは、インサイドセールス（内勤営業）用のツールとして活用できます。社員の移動時間や交通費を節約して、効率的な営業・商談を行うことが可能です。

ブラウザ版はソフトウェアのインストールが不要
URL通知で顧客をミーティングに招待できる
映像・音声ファイルを資料として送信可能
デスクトップを共有して操作説明を行ったりトラブル対応したりできる

Web会議システム・オンライン会議アプリの導入で得られる効果

Web会議システムの導入で得られる効果

情報共有・共同作業の活性化

Web会議システムは、社員の情報共有や共同作業を活性化させます。使用の手軽さがWeb会議システムの利点です。思い立ったときに手早くミーティングを開き、情報共有や資料の共同編集を行えます。

支社や取引先とのミーティングも、Web会議システムで手軽に開催することが可能です。関連企業との共同作業、他業種とのコラボレーションなど、多様なシーンでWeb会議システムは活躍します。

意思決定スピードの向上

意思決定の場として会議が必要になることが多い一方で、会議室の確保やスケジュール調整、参加者の移動の都合などから、実施までに時間を要するケースが少なくありません。Web会議システムを活用すれば、参加者が複数の拠点にいる場合でも迅速な会議が可能になり、社内の意思決定スピードが向上します。

会議の時間とコストを削減

支社や営業所の多い企業では、会議のたびに社員を出張させるなど移動や宿泊にかかるコストが膨らみがちです。Web会議システムの導入により、参加者の経費および会議実施の手配にかかるコストを削減できます。また、移動時間を減らすことで労力を生産性向上に活かせることも、Web会議システム導入で得られるメリットです。

オンライン営業による生産性向上

Web会議システムを利用したオンラインでの営業は、移動にかかる時間を削減でき、スケジュール調整をしやすいことから、訪問営業と比べて効率的な展開が可能です。資料共有や顔を見ながらの商談となるため、対面営業と遜色ない営業活動を実現します。

営業地域を全国に広げられることも、オンライン営業のメリットです。Web会議システムの利点を営業に活かせば、商談件数の増加による業績拡大も期待できます。

Web会議システム・オンライン会議アプリの機能一覧

Web会議システムの機能一覧

Web会議システムの代表的な機能を表にまとめました。

機能	特徴・詳細
会議・コミュニケーション機能	・カメラ映像と音声を会議参加者で共有・会議の進行に合わせて画面レイアウトを変更・チャット機能（会議参加者間でテキスト会話）・メッセージ機能（特定参加者へメッセージを送信）・アンケート機能（投票・ヒアリングなどに活用）
情報共有機能	・各種資料（Excel、PDF、PowerPointなど）を共有・ホワイトボード機能（フリーハンドの書き込みができる資料画像を表示）・発表者のデスクトップ画面を共有・共有中の画面にポインターを表示・参加者のPCを遠隔操作・メディアファイル（映像・音声）を会議参加者へ配信
記録機能	・会議中の画面と音声を記録・資料編集履歴を保存・個人メモを保存
通知機能	・会議参加URLをメールで通知・Push通知で会議開催をお知らせ（スマートデバイス向けの機能）
運用・設定機能	・会議参加状況を確認・各会議の最大参加者数を設定・表示言語を選択・ハウリングやエコーを低減（エコーキャンセラ）・音声のノイズを低減（ノイズリダクション）
管理機能	・システム利用状況を管理・モバイル端末の利用者を管理・アクセス制御（IPアドレスやIDなどでログインを制御）

Web会議システム・オンライン会議アプリ選定に向けて動きだそう

Web会議システムを導入すれば、手軽に会議や打ち合わせを行えるようになります。情報共有の機会を増やして、共同作業を活性化させることも可能です。ただし、Web会議システムの選定には注意を要します。スペックや機能をよく確認し、自社に適するシステムを選ぶことが肝要です。

Web会議システム・オンライン会議アプリの導入を検討している方は以下の記事も参考にしてください。

この記事の監修者

杜美樹

出版社に18年勤務。編集長、メディア設計、営業統括、システム開発PMと畑違いの職務で管理職を経験。現在は数々のメディアで企画・編集・執筆を手掛ける。得意領域は、実践も積んでいるメディア企画系、人事・マネジメント系、ビジネス系、医療・美容系。インタビュー経験は200件以上。Webライティングの講師も務める。